1 - Définir les objectifs de l'externalisation

S'agit-il de faire baisser les coûts, d'augmenter ses parts de marché ou encore améliorer la qualité de service?
Cette question devra être gardée à l'esprit tout au long du processus d'externalisation.

L'externalisation, comme toute décision stratégique comporte des risques. Il s'agit ici de les définir le plus précisemment possible tout en essayant de les quantifier.
Tous les facteurqs de risque doivent être pris en compte : de la qualité et l'efficacité du prestataire à la réaction du personnel interne concerné par cette externalisation.

3 - Définir les contours de l'externalisation

Cette opération consiste à répartir les tâches et les rôles entre le prestataire et l'entreprise externalisatrice. en bref, "qui fait quoi?"

Le prestataire pourra alors être en charge d'une partie bien définie de l'activité à externaliser (externalisation partielle) ou de l'ensemble de l'activité (externalisation totale).

4 - Rédiger un cahier des charges

Le meilleur moyen de lancer un appel d'offres est la rédaction d'un cahier des charges. En fonction des informations recueillies lors de l'étude préalable, vous définissez ce que vous attendez d'un prestataire.
Il s'agit d'être précis sans toutefois fermer la porte aux solutions novatrices que pourraient vous apporter les prestataires.
Ne divulguez pas non plus d'informations trop stratégiques.

5 - La sélection des prestataires

Que ce soit par la presse, par le bouche-à-oreilles, par les annuaires ou en recherche directe sur internet, vous devez sélectionner le maximum de prestataires, pour ensuite procéder à un premier tri

Les critères de sélection sont très variés et dépendent largement du domaine que vous souhaitez externaliser.
Parmi ceux-là, on peut citer :
- la santé financiere des entreprises
- leur image de marque
- les potentiels techniques
- les potentiels humain...

N'hésitez pas à les contacter pour leur demander une plaquette.

6 - Le lancement de l'appel d'offres

Le moyen le plus rapide de diffuser votre appel d'offres est sans conteste l'email.
Dans votre cahier des charges, pensez à fixer une date limite de retour des devis, tout en essayant de rester dans des délais raisonnables.

Une fois votre cahier des charges envoyé, vous pouvez contacter directement les destinataires afin de vous assurer qu'ils l'ont bien reçu et qu'ils n'ont pas d'interrogations particulières.

7 - La sélection du meilleur prestataire

Votre appel d'offres est maintenant lancé et vous commencez à recevoir les premiers devis.
Il est possible que certains prestataires ne vous répondent pas, même si cela se fait rare.
Ceux ayant répondu dans les délais vont donc vous relancer. Laissez vous le temps de la réflexion afin de bien étudier chaque proposition et n'hésitez pas à demander des précisions.
Votre choix doit se porter sur trois ou quatre prestatires parmi les plus sérieux et répondant le mieux à votre attente.
Il est alors judicieux de les rencontrer afin de commencer à établir un relationnel avec votre futur prestataire et envisager un éventuel partenariat.

8 - L'établissement du contrat de prestation

Une fois le meilleur prestataire sélectionné et en fonction des résultats de vos divers entretiens, il est nécessaire d'établir un contrat de coopération commerciale.
Celui-ci précise entre autres les obligations de chacun des partenaires, la durée du contrat et doit faire figurer une période ou un secteur géographique test afin de pouvoir juger des réelles qualités du prestataire.