 L'externalisation
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vendredi 10 septembre 2010 - Externaliser.Net : Le portail de l'externalisation
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Externaliser la gestion de ses documents
 L'externalisation de certains processus, rendue plus facile aujourd'hui grâce au développement de la technologie, pousse de plus en plus d'entreprises à externaliser les activités jugées non essentielles.
Si votre entreprise n'externalise pas sa gestion documentaire ou si elle n'en externalise q'une infime partie, posez vous les questions suivantes :
1) Est-ce que mon entreprise pourrait bénéficier :
- d'une réduction du coût des équipements internes
- d’un gain de place
- des dernières avancées technologiques
2) Comment est structurée cette activité au sein de votre entreprise ? Financièrement, avez vous intérêt à opter pour un model à coût variable au lieu d’un contrat mensuel avec frais supplémentaires ?
3) Est-ce que votre entreprise édite des documents en grande quantité ? Vos documents ne sont ils pas obsolètes avant même que vous ne les ayez tous distribués ? Votre entreprise pourrait elle bénéficier de documents toujours à jour, de la possibilité de n’imprimer que la quantité nécessaire ? Vous garantissant ainsi des documents toujours justes et limitant la place réservée au stockage et à l’archivage.
Si vous avez répondu oui à une de ces questions, l’externalisation documentaire peut vous être bénéfique.
Externalisation documentaire ou Facilities Management
L’idée s’est développée au début des année 90 quand plusieurs fabricants de copieurs et imprimantes ont proposé une alternative à l’achat de leurs machines.
L’externalisation documentaire fait partie des services appelés BPO (Business Process Outsourcing) ou externalisation de services fonctionnels faisant appel à des composantes technologiques.
Le marché de l’externalisation documentaire est en train de mûrir et devrait se développer par l’apport de nouveaux services comme la gestion de contenu documentaire.
Ces services deviennent de plus en plus stratégiques. De la simple impression de documents, les prestataires sont passés à une offre de services à plus forte valeur ajoutée.
Pour les entreprises, la raison N° 1 à l’externalisation a longtemps été la réduction des coûts ; elles sont aujourd’hui de plus en plus nombreuses à invoquer un recentrage sur leur cœur de métier. Se recentrer sur sa valeur ajoutée est devenu un enjeu crucial.
Jan. 2006 Adapté de "The Outsourcing Institute"
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